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Dokumententresor – brauche ich einen?
Ein Dokumententresor dient in erster Linie zur Aufbewahrung wichtiger Dokumente. Verträge, Vollmachten, Fahrzeugbriefe, Pässe oder ein Testament brauchen Einbruch- und Brandschutz. Des Weiteren spielen Dokumententresore im Zeichen des Datenschutzes eine immer größere Rolle. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verlangt nicht nur eine sichere Verarbeitung personenbezogener Daten, sondern auch eine geschützte Aufbewahrung. Dazu zählen auch Daten auf Papier. Dafür braucht es einen Dokumententresor DSGVO konform.
Einbruch- und Brandschutz
Dokumententresor DSGVO – welche Tresore eignen sich?
Dokumente liegen selbst im Digitalzeitalter noch vielfach in Papierform vor. Wichtige Schriftstücke befinden sich in Ordnern. DIN-A4-Ordner brauchen viel Platz und Papier und Karton brennen leicht. Daher empfiehlt sich für einen Dokumentensafe ein feuersicheres Modell. Ferner verlangt die DSGVO eine sichere Aufbewahrung von personenbezogenen Daten. Diese müssen Sie vor Diebstahl, Verlust oder Zerstörung schützen. Deshalb gehören vertrauliche Papiere in einen Diebstahl- und Brandschutztresor.
Einen vernünftigen Schutz gegen Diebstahl und Feuer bieten Dokumentenschränke mit einem Widerstandsgrad I nach ECBS & VdS sowie einem Feuerschutz gemäß EN 1047-1 von 60 Minuten (S 60 P) oder von 120 Minuten (S 120 P). Die Versicherungssumme liegt bei diesen Sicherheitszertifikaten im Privatbereich bei 65.000 € und bei gewerblichem Einsatz bei 20.000 €.
Die Preise variieren je nach gewähltem Schloss. Am günstigsten sind Modelle mit einem Doppelbartschloss mit zwei Schlüsseln, etwas teurer kommt ein mechanisches Zahlenkombinationsschloss, am teuersten ist ein elektronisches Zahlenschloss.
Je nach Größe fasst ein Dokumententresor ein, zwei, drei oder vier Fachböden und bietet Platz je nach Modell für 6, 14, 16, 28 oder 70 A4-Ordner. Die vorgestellten Dokumententresore bieten einen Feuerschutz von 60 Minuten, der Müller-Tresor widersteht den Flammen sogar 120 Minuten.
6 Ordner, inkl. 2 Fachböden
14 Ordner, inkl. 1 Fachboden
28 Ordner, inkl. 3 Fachböden
70 Ordner, inkl. 4 Fachböden
16 Ordner, inkl. 2 Fachböden
28 Ordner, inkl. 3 Fachböden
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Dokumententresor – was sind personenbezogene Daten?
Besitze ich Dokumente, die unter die DSGVO fallen? Welche Dokumente muss ich sicher verwahren? Brauche ich dafür einen Dokumententresor DSGVO konform? Personenbezogene Daten sind alle Informationen über eine natürliche Person, die Rückschlüsse auf die Persönlichkeit erlauben. Darunter fallen Name, Alter, Familienstand, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Konto- und Kreditkartennummer, Kraftfahrzeugnummer, Kfz-Kennzeichen, Personalausweis- und Sozialversicherungsnummer, Vorstrafen, genetische Daten und Krankendaten sowie Werturteile wie etwa Zeugnisse.
Personalakten fallen mit Sicherheit unter diese Kategorie. Auch Krankenakten in Arztpraxen oder Pflegeheimen. Eine unsachgemäße Lagerung oder Entsorgung von Papierunterlagen mit personenbezogenen Daten bedeutet grundsätzlich einen Verstoß gegen Art. 32 DSGVO. Zuwiderhandlungen ziehen saftige Bußgelder nach sich.
Wie sind personenbezogene Daten zu schützen?
Am 25.05.2018 trat die DSGVO in Kraft. Sie ist maßgebend für die datenschutzrechtlichen Bestimmungen in der Europäischen Union. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) regelt der Art. 32 der DSGVO sowie ergänzend der § 64 des neuen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu). Unter dieses Gesetz fallen auch personenbezogene Daten in Papierform.
Geeignete technische und organisatorische Maßnahmen müssen vor unbefugten Zugriffen, Veränderungen und Verlust schützen. Die Dokumente sind so zu lagern, dass nur befugte Personen Zugang dazu besitzen. Werden die Dokumente nicht mehr gebraucht oder ist die bestehende Aufbewahrungsfrist abgelaufen, sind die Dokumente geeignet zu vernichten.
Für kleine und mittelständische Betriebe ist die Umsetzung einer Zutritts-, Zugangs- und Zugriffskontrolle auf personenbezogene Daten oft schwierig. Laut einer aktuellen Bitkom-Studie ist das papierlose Büro noch weit entfernt, mehr als die Hälfte der Geschäftsvorgänge findet noch auf Papier statt. In jedem Fall sind sensible Daten in verschlossenen Aktenschränken oder Rollcontainer aufzubewahren und nur wenigen Mitarbeitern darauf Zugriff zu gewähren.
Daten in Papierform sind nicht verschlüsselt. Liegen Ordner oder Akten offen herum, ist schnell eine Kopie angefertigt. Dies geht heute einfach per Smartphone und hinterlässt keine Spuren. Um das Risiko eines Datenmissbrauchs zu senken, empfiehlt sich daher ein Dokumententresor DSGVO konform. Damit sind Sie auf der sicheren Seite.
Dokumententresor – erforderliche Größe bestimmen
Nicht alle Dokumente im Büro lassen sich in einem Safe verstauen. Dies ist organisatorisch kaum zu verwirklichen. Aber die Ordner mit personenbezogenen Daten sollten Sie im eigenen Interesse sicher verwahren.
Überprüfen Sie Ihr Ablagesystem und trennen Sie sensible Daten von unkritischen Dokumenten. Sensible Daten sind personenbezogene Daten, die Sie besonders unter Verschluss halten sollten. Dazu zählen etwa die ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische sowie biometrische Daten, Gesundheitsdaten und Daten über die sexuelle Orientierung und das Sexualleben einer Person. Wenden Sie sich bei Bedarf an einen Datenschützer oder an einen auf DSGVO-spezialisierten Rechtsanwalt, dies ist keine Rechtsauskunft.
Die Größe des Dokumententresors hängt von der Anzahl ihrer Ordner ab, aber besser beim Kauf eines DSGVO konformen Dokumententresors vorausschauend kalkulieren, falls sich der Umfang vergrößert.